Bàn giao là việc ai cũng biết là quan trọng nhưng thường bị dồn vào ngày cuối. Kết quả là người đi thì vội, người đến thì mất vài tuần dò lại xem dự án đang ở đâu, ai đang chờ gì, vì sao hồi trước chọn cách làm này. Bộ prompt này gồm năm prompt cho cả hai phía: người bàn giao và người tiếp nhận.
Prompt có thể sử dụng được với Claude, ChatGPT hay Gemini.
Bạn đang ở phía nào
Nếu đang bàn giao gấp và chỉ kịp dùng một prompt, hãy dùng BG-01. Nếu vừa nhận một dự án đang chạy dở, bắt đầu bằng BG-02.
Vì sao nên đưa mẫu thật cho AI
Tài liệu prompt engineering của Anthropic nêu rằng ví dụ là một trong những cách đáng tin cậy nhất để điều chỉnh định dạng, giọng điệu và cấu trúc đầu ra, và khuyến nghị dùng khoảng ba đến năm ví dụ để có kết quả tốt nhất [1].
Áp dụng vào bàn giao: nếu phòng bạn đã có mẫu tài liệu bàn giao, đừng mô tả nó bằng lời. Dán thẳng một bản cũ đã che thông tin nhạy cảm vào prompt. AI bắt chước mẫu tốt hơn nhiều so với mọi câu mô tả về mẫu. Các prompt dưới đây đều chừa sẵn chỗ để bạn dán mẫu.
Năm prompt dùng ngay
Cách dùng: mở cuộc trò chuyện mới, dán prompt, điền các chỗ [NGOẶC VUÔNG]. Che tên khách hàng, email và dữ liệu nội bộ nhạy cảm trước khi dán.
1. Viết tài liệu bàn giao từ mớ thông tin rời rạc (BG-01)
Bạn là một người quản lý dự án có kinh nghiệm viết tài liệu bàn giao, hiểu rằng người đọc là người chưa biết gì về công việc này. Nhiệm vụ: biến các thông tin rời rạc dưới đây thành một tài liệu bàn giao mạch lạc. Thông tin tôi có: [DÁN MỌI THỨ BẠN NHỚ ĐƯỢC, KHÔNG CẦN SẮP XẾP: ĐẦU VIỆC ĐANG DỞ, NGƯỜI LIÊN HỆ, LINK TÀI LIỆU, VIỆC ĐỊNH KỲ, NHỮNG THỨ HAY GẶP TRỤC TRẶC]. Bối cảnh: người nhận bàn giao là [VAI TRÒ VÀ MỨC ĐỘ QUEN VIỆC]; thời gian chuyển giao còn [SỐ NGÀY]. Yêu cầu: (1) sắp xếp thành các mục: việc định kỳ và tần suất, việc đang dở kèm trạng thái hiện tại, các bên liên quan và ai phụ trách gì, tài liệu và hệ thống cần quyền truy cập, những vướng mắc đã biết; (2) với mỗi việc đang dở, ghi rõ bước tiếp theo cụ thể là gì và đang chờ ai; (3) tách riêng một mục "những điều không có trong tài liệu nào" cho các kinh nghiệm ngầm, ví dụ bên nào thường phản hồi chậm; (4) cuối tài liệu, liệt kê những chỗ tôi chưa cung cấp đủ thông tin và cần bổ sung trước khi bàn giao. Không tự bịa thêm đầu việc hay tên người mà tôi không nêu. Nếu phòng tôi đã có mẫu, hãy bám theo mẫu này: [DÁN MẪU TÀI LIỆU BÀN GIAO CŨ ĐÃ CHE THÔNG TIN NHẠY CẢM].
2. Tóm tắt nhanh một dự án vừa nhận (BG-02)
Bạn là một người phân tích giúp tôi nắm nhanh một dự án tôi vừa được giao tiếp quản. Tài liệu tôi có trong tay: [DÁN TÀI LIỆU BÀN GIAO, BIÊN BẢN HỌP, TRÍCH XUẤT TRẠNG THÁI CÔNG VIỆC, EMAIL QUAN TRỌNG]. Bối cảnh: tôi tiếp quản từ [NGÀY]; vai trò của tôi là [VAI TRÒ]; điều tôi cần nắm gấp nhất là [MỤC TIÊU, VÍ DỤ BÁO CÁO TRONG TUẦN NÀY]. Yêu cầu: (1) tóm tắt dự án đang ở giai đoạn nào và mục tiêu còn lại là gì, tối đa 5 câu; (2) liệt kê những việc cần xử lý trong 7 ngày tới, xếp theo mức độ gấp, kèm căn cứ lấy từ tài liệu; (3) liệt kê các bên liên quan và vai trò của họ, đánh dấu ai tôi nên gặp trước; (4) chỉ ra những chỗ trong tài liệu đang mâu thuẫn hoặc thiếu, khiến tôi chưa thể nắm rõ tình hình. Trước mỗi nhận định, trích ngắn đoạn trong tài liệu mà bạn dựa vào. Không suy đoán những gì tài liệu không nói; chỗ nào không rõ thì ghi "chưa rõ".
3. Ghi chú trước một kỳ nghỉ dài (BG-03)
Bạn là một đồng nghiệp cẩn thận, giúp tôi chuẩn bị ghi chú trước khi nghỉ dài ngày để đội không bị kẹt. Tình hình công việc của tôi: [LIỆT KÊ ĐẦU VIỆC ĐANG CHẠY VÀ TRẠNG THÁI]. Bối cảnh: tôi nghỉ từ [NGÀY] đến [NGÀY]; người trực thay là [VAI TRÒ, MỨC ĐỘ QUEN VIỆC]; trong thời gian tôi vắng sẽ có các mốc [LIỆT KÊ MỐC QUAN TRỌNG NẾU CÓ]. Yêu cầu: (1) chỉ ra những việc sẽ đến hạn hoặc cần xử lý trong khoảng thời gian tôi vắng; (2) với mỗi việc, ghi rõ ai xử lý thay và cần biết gì để xử lý được; (3) liệt kê các tình huống có khả năng phát sinh, kèm hướng xử lý gợi ý và mốc nào thì cần liên hệ tôi; (4) nêu những việc tôi nên hoàn tất hoặc chốt trước khi nghỉ thay vì để lại. Trình bày ngắn gọn dạng danh sách để người trực thay đọc trong 5 phút là nắm được. Chỉ dựa trên thông tin tôi cung cấp; thiếu thì ghi "[cần bổ sung]".
4. Dựng danh sách câu hỏi cần hỏi người tiền nhiệm (BG-04)
Bạn là một người có kinh nghiệm tiếp nhận công việc, biết rằng cơ hội hỏi người tiền nhiệm thường rất ngắn. Nhiệm vụ: giúp tôi chuẩn bị danh sách câu hỏi cho buổi bàn giao. Những gì tôi đã biết về công việc này: [MÔ TẢ NHỮNG GÌ ĐÃ ĐỌC ĐƯỢC]. Bối cảnh: buổi bàn giao kéo dài [THỜI LƯỢNG]; sau buổi này tôi [CÒN LIÊN HỆ ĐƯỢC / KHÔNG CÒN LIÊN HỆ ĐƯỢC] với người tiền nhiệm; loại công việc: [MÔ TẢ]. Yêu cầu: (1) đề xuất danh sách câu hỏi, nhóm theo chủ đề: quy trình và việc định kỳ, quan hệ với các bên liên quan, những vướng mắc đã từng gặp, quyền truy cập hệ thống, và các quyết định trong quá khứ cần hiểu lý do; (2) xếp thứ tự ưu tiên, đánh dấu những câu bắt buộc phải hỏi nếu chỉ còn 15 phút; (3) chỉ ra những câu hỏi mà tôi có thể tự tìm câu trả lời trong tài liệu, để không lãng phí thời gian buổi bàn giao; (4) gợi ý ba câu hỏi mở giúp khai thác kinh nghiệm ngầm mà người tiền nhiệm có thể không nghĩ tới việc kể ra. Không đặt câu hỏi chung chung kiểu "có gì cần lưu ý không", hãy đặt câu hỏi cụ thể.
5. Dựng lộ trình onboarding cho thành viên mới vào dự án (BG-05)
Bạn là một người phụ trách đào tạo nội bộ, giúp tôi thiết kế lộ trình để một thành viên mới bắt nhịp được với dự án. Thông tin về dự án: [MÔ TẢ DỰ ÁN, GIAI ĐOẠN, QUY TRÌNH ĐANG ÁP DỤNG, CÔNG CỤ SỬ DỤNG]. Thông tin về người mới: [VAI TRÒ, KINH NGHIỆM, ĐÃ QUEN GÌ VÀ CHƯA QUEN GÌ]. Bối cảnh: kỳ vọng sau [SỐ TUẦN] người này có thể [MỨC ĐỘ TỰ CHỦ MONG MUỐN]; người kèm cặp là [VAI TRÒ, QUỸ THỜI GIAN CÓ THỂ DÀNH]. Yêu cầu: (1) dựng lộ trình chia theo tuần, mỗi tuần nêu rõ cần đọc gì, làm gì, gặp ai; (2) với mỗi tuần, nêu một tiêu chí kiểm tra cụ thể để biết người đó đã nắm được hay chưa; (3) chỉ ra những việc nên giao sớm để học qua thực hành, và những việc chưa nên giao vì rủi ro cao; (4) liệt kê các quyền truy cập và tài khoản cần chuẩn bị trước ngày đầu tiên. Bám vào công cụ và quy trình tôi đã nêu, không đề xuất công cụ mới mà đội chưa dùng. Chỗ nào thiếu thông tin thì ghi "[cần bổ sung]".
Ba lưu ý khi dùng
- Đầu vào càng lộn xộn càng nên dùng BG-01. Prompt này thiết kế để nhận thông tin rời rạc, không cần bạn sắp xếp trước. Cứ nhớ gì viết nấy rồi để AI sắp lại.
- Kết quả là bản nháp, không phải bản bàn giao chính thức. AI không biết những gì bạn chưa kể. Hãy đọc lại phần "cần bổ sung" ở cuối, đó thường là chỗ có giá trị nhất.
- Cẩn thận với tài liệu dán vào. Biên bản họp, email trao đổi và tài liệu bàn giao thường chứa tên khách hàng, số liệu hợp đồng, thông tin cá nhân. Che hoặc thay bằng tên quy ước trước khi dán.
Nếu phòng bạn chưa có mẫu tài liệu bàn giao chuẩn, kết quả từ BG-01 sau vài lần dùng là một khởi điểm tốt để chuẩn hóa thành mẫu chung.
Tài liệu tham khảo
[1] Anthropic — Prompting best practices, Claude Platform Docs. https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices